Hoe uitgebreid u afspraken vastlegt, hangt af van de klus. Bij een kleine, overzichtelijke opdracht kan een korte schriftelijke bevestiging van de werkzaamheden, prijs en het moment van uitvoering voldoende zijn. Bij omvangrijkere of minder voorspelbare werkzaamheden is het verstandig om meer details vast te leggen.
Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat u en het bedrijf dezelfde verwachtingen hebben. Zo is helder wat er wordt uitgevoerd, wat u betaalt, wanneer het werk plaatsvindt en hoe wordt omgegaan met veranderingen tijdens de uitvoering.
Zorg dat duidelijk is wat bij de opdracht hoort. Voor een eenvoudige klus kan een korte omschrijving voldoende zijn, bijvoorbeeld welke struiken worden gesnoeid of welke boomstronk wordt verwijderd.
Zijn materialen of producten onderdeel van het werk, zorg dan dat duidelijk is wat wordt geleverd. Soms volstaat de materiaalsoort, terwijl bij andere werkzaamheden ook afmetingen, kleur of uitvoering bepalend zijn voor wat u uiteindelijk krijgt.
Staat de opdracht in een offerte, controleer dan of daarin duidelijk wordt verwezen naar eventuele tekeningen, ontwerpen of andere documenten die bij de klus horen. Aanvullingen of wijzigingen die later mondeling worden besproken, kunt u het beste kort schriftelijk bevestigen.
Zorg dat de afgesproken prijs schriftelijk is bevestigd. Bij een kleine, overzichtelijke klus kan één totaalbedrag voldoende zijn.
Staat de prijs nog niet volledig vast omdat bijvoorbeeld op uurbasis wordt gewerkt of de benodigde hoeveelheid materiaal vooraf niet precies bekend is, laat dan vastleggen hoe de uiteindelijke kosten worden berekend. Denk aan het afgesproken uurtarief, materiaalprijzen of andere kosten die afhankelijk zijn van de werkelijke hoeveelheid.
Bij grotere opdrachten kan betaling in meerdere delen plaatsvinden. Leg dan ook vast welke bedragen op welke momenten worden betaald.
Voor een korte klus is een afgesproken dag of periode meestal voldoende. Bij werkzaamheden die meerdere dagen duren of uit verschillende onderdelen bestaan, kan ook een verwachte duur of globale planning nuttig zijn.
Buitenwerk kan vertraging oplopen door bijvoorbeeld het weer, leveringen of omstandigheden die tijdens de uitvoering aan het licht komen. Maak daarom duidelijk hoe het bedrijf u informeert wanneer de planning verandert.
Zijn meerdere bedrijven bij hetzelfde project betrokken, bepaal dan vooraf wie zorgt dat de verschillende werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.
Maak duidelijk wat u zelf moet doen voordat het bedrijf kan beginnen. Denk aan het vrijmaken van de werkplek en zorgen dat de tuin bereikbaar is. Bespreek ook of voor de werkzaamheden water, elektriciteit of ruimte voor machines en materialen nodig is.
Leg daarnaast vast wie vrijgekomen grond, snoeiafval, oude materialen en verpakkingen opruimt en afvoert. Wilt u bepaalde planten, stenen, hout of andere materialen behouden, geef dan aan wat moet blijven en waar het kan worden neergelegd.
Voor sommige werkzaamheden kan een vergunning, melding of toestemming nodig zijn. Zorg in dat geval dat duidelijk is wie nagaat wat nodig is en wie dit regelt.
Tijdens de uitvoering kan blijken dat aanvullend werk nodig is. Ook kunt u zelf besluiten om iets aan de oorspronkelijke opdracht te veranderen.
Leg vooraf vast dat wijzigingen met gevolgen voor de prijs of planning eerst met u worden besproken. Als zo'n situatie zich voordoet, kan het bedrijf aangeven welk extra werk nodig is, wat dit kost en wat het betekent voor de planning. U kunt vervolgens bepalen of u daarmee akkoord gaat.
Bevestig belangrijke wijzigingen kort schriftelijk. Dat geldt ook wanneer een onderdeel van de oorspronkelijke opdracht vervalt of anders wordt uitgevoerd.
Bij uitgebreidere werkzaamheden kan het verstandig zijn om vooraf af te spreken dat u na afloop samen controleert of het afgesproken werk goed is uitgevoerd. Blijkt daarbij dat iets niet volgens afspraak is gedaan, dan kunt u op dat moment vastleggen hoe dit wordt opgelost.
Maak ook duidelijk wie na de werkzaamheden opruimt. Denk aan het verwijderen van afval en restmateriaal en het schoon en bruikbaar achterlaten van de werkplek. Zo voorkomt u achteraf verschil van mening over wat nog bij de klus hoort.
Leg waar relevant ook vast welke garantie of nazorg geldt. Bij planten, gras en andere levende materialen kan daarbij van belang zijn welke verzorging het bedrijf nog uitvoert en wat u daarna zelf moet doen.
Voor een kleine klus kunnen een e-mail, bericht of andere schriftelijke bevestiging van de werkzaamheden en prijs al voldoende zijn. Bij grotere opdrachten worden afspraken vaak vastgelegd in een offerte of opdrachtbevestiging, eventueel aangevuld met tekeningen, materiaalkeuzes en later bevestigde wijzigingen.
Bewaar de belangrijkste stukken bij elkaar, zodat u de gemaakte afspraken eenvoudig kunt terugvinden als daar tijdens of na het werk vragen over ontstaan.
Hulp nodig met een klus in uw tuin? Plaats uw klus en ontvang offertes van hoveniers bij u uit de buurt!
Offertes aanvragen